首頁(yè)>項目管理 > 正文

CIO:IT項目管理中的知識管理

2018-11-09    來(lái)源:李志 陳柯 CIO之家
      談到知識管理,許多人會(huì )想到項目管理中的文檔管理,好像項目中只不過(guò)需要管理管理數據、文檔而已,好像和傳統的項目管理中的文檔管理沒(méi)有什么區別。知識管理用來(lái)管理文檔當然可以,但如果僅能用來(lái)管理文檔,那這知識管理確實(shí)沒(méi)什么特別的。就稱(chēng)持這種想法的人為“武斷主觀(guān)論者”吧,首先來(lái)看看他們所犯的幾個(gè)認知錯誤。
 
      錯誤之一是沒(méi)有對知識的可操作定義做一個(gè)明確界定,如果知識和數據及信息相比并不是什么新東西,那么對于知識管理而言也沒(méi)什么新鮮可言,稱(chēng)它為信息管理也恰如其分。目前,很多所謂的知識管理解決方案恰恰是數據倉庫、文檔管理等的偽裝,只是加上了一個(gè)“知識管理”標簽而已,確實(shí)這種項目知識管理平臺不要也罷。
 
      第二個(gè)錯誤是對信息庫、知識庫的過(guò)分強調抑制了有效的知識流,信息管理很大程度上強調將有用信息收集和存儲起來(lái),如果將知識和信息等同,那么將知識管理看做僅是建立知識庫也就沒(méi)什么大驚小怪的了。而事實(shí)上,知識流更在本質(zhì)上揭示了知識概念的內涵。應該認識到在項目實(shí)施中對于知識管理中的核心是使用,也就是說(shuō)知識管理平臺在項目管理中能夠最大程度的提高知識的利用率,而不是簡(jiǎn)單信息堆積。這也是傳統的項目文檔管理中所遇到的最大困難之一。
 
      文檔看得見(jiàn)、摸得著(zhù),是一種顯性的知識,如果僅僅將知識看成這種存在于人們頭腦之外的東西,那么就犯了第三個(gè)錯誤——對隱性知識沒(méi)有給予足夠重視。事實(shí)上,很多知識恰恰是“在人們耳朵之間產(chǎn)生的東西”,這種隱性知識常常是獲取、吸收、創(chuàng )建顯性知識的源泉。很多人常常并沒(méi)有理解什么是知識知識,包括它的屬性和結果,某些人甚至忽視它的存在。項目知識管理平臺對于這種潛在的知識挖掘非常關(guān)注,成熟的項目知識管理平臺為提高隱形知識的顯形化提供了多種技術(shù)方法,這是傳統的項目文檔管理所無(wú)法比擬的。
 
 
      項目知識管理平臺同傳統的項目文檔管理相比,可以運用多種現代信息技術(shù)的最新成果。在應用中已經(jīng)項目為核心實(shí)現項目中的人員管理、資源管理、進(jìn)度管理、溝通管理、質(zhì)量管理、范圍管理、風(fēng)險管理與知識管理的多重鏈接,直接上升到信息的動(dòng)態(tài)協(xié)調與調度的層次,而且知識管理平臺作為業(yè)務(wù)活動(dòng)中知識引擎,可以驅使項目活動(dòng)更快、更好的執行。
 
知識管理對項目成功的作用
      下面的情況在項目中可謂屢見(jiàn)不鮮:
1、以前寫(xiě)過(guò)或見(jiàn)過(guò)別人整理的一份非常有價(jià)值的報告和資料,在需要的時(shí)候很難找到,在海量的文檔中尋找需要花費很多時(shí)間與精力;
2、由于項目實(shí)施顧問(wèn)的調動(dòng)或者企業(yè)內部項目小組成員的變化,使雙方的溝通發(fā)生困難,許多事情要從頭做起,或者由于人員的流動(dòng)使得重要的資料和文檔丟失。
3、在項目過(guò)程中,項目小組成員遇到難題不知道向誰(shuí)請教或者手頭沒(méi)有聯(lián)系方式而錯過(guò)了解決問(wèn)題的良好時(shí)機;
4、在項目實(shí)施過(guò)程中,產(chǎn)生了許多思維的火花或者在某個(gè)問(wèn)題上有一些心得體會(huì ),希望和項目小組成員共享并得到他們的反饋,但是找不到一個(gè)合適的技術(shù)平臺來(lái)進(jìn)行。
 
      IT實(shí)施項目一般具有周期長(cháng)、人員多、牽涉面廣的特點(diǎn),而且由于信息化項目本身具有很強的技術(shù)性與專(zhuān)業(yè)性,在項目實(shí)施過(guò)程中必然產(chǎn)生大量的文檔、數據。這些項目中大量產(chǎn)生的信息如需求分析、建議、解決方案和最終結果等應當加以記錄、整理、規范,以便與項目中查閱、交流,而且作為整個(gè)實(shí)施過(guò)程的記錄它還給以作為實(shí)施雙方檢查進(jìn)度和確認雙方責任的的一個(gè)重要工具。在項目實(shí)施過(guò)程對于企業(yè)的項目小組成員來(lái)說(shuō)也是一次學(xué)習過(guò)程,對于項目實(shí)施公司來(lái)說(shuō)則是一個(gè)知識轉移的過(guò)程,通過(guò)培訓、討論、文檔提供等多種方式把自己的實(shí)施經(jīng)驗傳授給客戶(hù)方成員。問(wèn)題的產(chǎn)生、解決方法、思路、解決方案在整個(gè)過(guò)程中,必然產(chǎn)生了大量的知識經(jīng)驗,管理這些知識可以盡快促進(jìn)整個(gè)項目組的進(jìn)步,并且在項目實(shí)施后對于企業(yè)來(lái)說(shuō)也是一筆寶貴的知識財富。
 
      總的來(lái)說(shuō)項目知識管理平臺對于項目實(shí)施有以下三個(gè)作用:更快的學(xué)習、強大的項目支持和智力資產(chǎn)管理。
 
知識管理促進(jìn)形成學(xué)習型組織
      知識管理平臺并不是一個(gè)簡(jiǎn)單的知識存放的容器,知識本身并沒(méi)有價(jià)值,它只有在被使用的過(guò)程中才能發(fā)揮出它的效力,知識管理能夠為項目小組提供多種多樣的知識交流與溝通的方法與工具,促進(jìn)項目小組成員間的知識共享,提高項目中的知識利用效率,積累項目知識經(jīng)驗,加速項目小組的學(xué)習能力,從而能夠在最短的時(shí)間內完成任務(wù)。
 
 
      項目知識管理平臺針對項目管理的需要,提供多功能的模塊,通過(guò)與各種信息文檔的整合,有力對項目管理進(jìn)行支撐,可以大大降低項目主管的工作難度。
 
      IT項目實(shí)施過(guò)程是企業(yè)難得一次學(xué)習與提升的機會(huì )通過(guò)與外部實(shí)施顧問(wèn)的合作,學(xué)習最先進(jìn)的管理思想與技術(shù)手段,不僅可以直接提高企業(yè)的信息化水平,間接所帶來(lái)的好處就是在實(shí)施過(guò)程中,企業(yè)中參與實(shí)施的員工得到了鍛煉學(xué)習的機會(huì ),信息化建設過(guò)程中所產(chǎn)生的各種經(jīng)驗知識與人員智慧都是企業(yè)寶貴的知識財富。通過(guò)知識管理平臺,可以有效的把這些智力資產(chǎn)管理起來(lái),推進(jìn)其在整個(gè)公司的范圍內的使用,實(shí)現智力資產(chǎn)的保值增值。
 
      項目知識管理平臺促進(jìn)知識的共享與利用主要表現在以下幾個(gè)方面:
供企業(yè)內部知識的完整定義及分類(lèi)規劃,大大促進(jìn)公司知識的積累與發(fā)展;
減少知識發(fā)現的成本,促進(jìn)工作效率(尋找資料、研究方法的使用、撰寫(xiě)報告、避免不必要的重復工作等);
將組織內優(yōu)良案例分享給組織內所有成員,促進(jìn)成員間的學(xué)習;
通過(guò)知識資源中的人員資料內容,快速找到能提供解答的專(zhuān)家;
通過(guò)知識資源內容中的電子培訓資料對員工進(jìn)行培訓,節省了教育訓練成本;有效深化成員與產(chǎn)業(yè)技術(shù)分析所需具備的知識與技能;
有效整合分散與各系統間相關(guān)知識,提供系統瀏覽分類(lèi)搜尋的系統能力;
通過(guò)知識資源中的業(yè)務(wù)方面以及新聞公告等內容,員工可即時(shí)獲取工作上所需的訊息;通過(guò)知識資源平臺有效提供員工于工作時(shí)所需的相關(guān)技術(shù)文件與經(jīng)驗心得;
通過(guò)知識交流工具促進(jìn)項目干系人進(jìn)行直接與間接的知識交流,從多緯度看待項目實(shí)施,多方面學(xué)習知識。在這個(gè)過(guò)程中,個(gè)人的知識經(jīng)驗在項目組中迅速流通并被其他項目組成員吸收,實(shí)現知識增值。
 
知識管理對項目管理的支持作用
      項目知識管理平臺可以通過(guò)各種模塊功能,全方位的整合各種與項目相關(guān)的信息,全方位的管理所有與項目項目的信息資源,并且通過(guò)與項目管理的整合,知識管理平臺可以直接為項目管理提供支持。
 
      通過(guò)知識管理中的文檔管理,知識管理平臺可以清晰的把與項目相關(guān)的合同、計劃、項目交付物、數據、報表整合到一起,實(shí)現項目信息的協(xié)同管理。
 
      通過(guò)工作流管理,可以標準的定義各種項目操作流程,使項目操作流程固定化和電子化,實(shí)現項目的通明化管理,而且通過(guò)知識管理平臺,無(wú)論項目組中的人員身處何處,他們都可以通過(guò)工作流實(shí)現項目的操作。
 
      通過(guò)人力資源管理模塊,項目組的不同人員都被鏈接到項目中去,在知識管理平臺上,可以清晰看到在不同子項目中項目組成員的角色、聯(lián)系方式,而且通過(guò)知識管理平臺的權限管理,可以根據不同人員的角色與級別來(lái)定義他們的閱讀、編輯權限和項目操作。
 
      通過(guò)財務(wù)管理模塊可以將項目鏈接到一個(gè)或多個(gè)成本中心,資源的使用成本、材料的價(jià)格、人員工資等方面得到項目的完整成本核算,在項目實(shí)施過(guò)程中,可隨時(shí)對單個(gè)資源或整個(gè)項目的實(shí)際成本及預算成本進(jìn)行分析、比較、跟蹤。
 
      通過(guò)資產(chǎn)管理模塊,可以清晰查閱與項目相關(guān)物資信息,并跟蹤物資使用情況和請求,包括物料的申購、使用調撥、出入庫記錄等,實(shí)現項目物流的動(dòng)態(tài)管理。
 
      當然由于不同項目知識管理平臺的技術(shù)上的差異,對于項目管理的支持,不同項目知識管理平臺在模塊的功能上和重點(diǎn)上有很大區別,但總的來(lái)說(shuō)項目知識管理平臺都是以圍繞項目管理利用各功能模塊的協(xié)同,來(lái)實(shí)現項目管理中人流、物流、信息流的動(dòng)態(tài)跟蹤與管理。
 
管理項目智力資產(chǎn)
      知識也是企業(yè)內部一種寶貴的知識財富,通過(guò)知識管理可以實(shí)現企業(yè)的知識儲備,將個(gè)人知識提升為組織知識,當公司發(fā)生人員變動(dòng)、新員工進(jìn)入公司時(shí),可以通過(guò)這種組織知識迅速上手進(jìn)入工作狀態(tài),從而減少了組織內部由于員工崗位變動(dòng)、人員流動(dòng)所造成的損失。而且知識的系統化也有利于企業(yè)的創(chuàng )新,對于知識管理,有一句經(jīng)典的話(huà)就是:不要重新發(fā)明輪子。創(chuàng )新都是建立在前人基礎上的發(fā)展改革,通過(guò)知識管理手段,公司員工可以方便的知曉其流域內的前人所做的工作,并在其基礎上實(shí)現發(fā)展創(chuàng )新。
 
 
      項目實(shí)施中所形成的大量知識經(jīng)驗,無(wú)論是對于企業(yè)內部的信息化建設、管理提升、項目管理都是非常重要的參考資料,對這些知識的傳播與學(xué)習可以有效的促進(jìn)整個(gè)企業(yè)的管理信息化水平的提高,為企業(yè)人才培養提供直接的學(xué)習材料,許多企業(yè)在實(shí)施項目之后沒(méi)有有效的管理他們在項目實(shí)施過(guò)程中所得到的知識,隨著(zhù)時(shí)間的推移、人員的變動(dòng),造成寶貴的智力資產(chǎn)的損耗。在面臨類(lèi)似的項目或者問(wèn)題是,企業(yè)不得不化大量的資本再次邀請外部的實(shí)施顧問(wèn),花費昂貴的咨詢(xún)費用,對于內部員工也不得大進(jìn)行再次培訓。如果管理好項目實(shí)施中形成的“智力資產(chǎn)”,可以很大程度上降低企業(yè)的這些費用,實(shí)際上對于IT項目實(shí)施的后續部分,持續改進(jìn)發(fā)揮信息化系統的作用這個(gè)階段來(lái)說(shuō),這些項目中形成的“智力資產(chǎn)“也是很有參考意義的。
 
項目知識管理的技術(shù)要求
      談到項目知識管理,首先我們需要對整個(gè)項目的知識管理的需求進(jìn)行一個(gè)分析,IT實(shí)施可以說(shuō)是一種非常知識密集性的項目,在整個(gè)項目過(guò)程中將要涉及與產(chǎn)生大量的知識信息,如此大量的信息如果沒(méi)有組織管理起來(lái),信息的搜尋與定位將耗費大量的時(shí)間成本,沒(méi)有管理就無(wú)法使用,大量的知識就會(huì )像許多公司的局域網(wǎng)一樣變成信息的垃圾堆。
      在IT項目過(guò)程中主要涉及以下的一些信息需求:
1項目文檔
這些文檔的目的是提供項目實(shí)施方法,策略,風(fēng)險,效益和假設等信息,以及有關(guān)項目資源需求的依據。具體來(lái)說(shuō),這些文檔將是以下信息的唯一來(lái)源:
(1)實(shí)施范圍:目標里程碑,成功因素
(2)實(shí)施方法:管理,環(huán)境,其他業(yè)務(wù)需求
(3)技術(shù)處理策略
(4)項目實(shí)施政策,風(fēng)險和假設
(5)驗收標準和需求改變管理
 
文檔規范
      項目在實(shí)施過(guò)程中也會(huì )產(chǎn)生大量的階段性的文件,為了方便對項目實(shí)施中的信息的統一還必須有基本的文檔管理規范、各種文檔的有基本模板,具體來(lái)說(shuō)有以下這些文件:
項目工作日志
項目工作報告
項目小組工作計劃
標準調研問(wèn)卷
項目相關(guān)文檔模板
項目知識庫
 
      根據知識管理的內涵已經(jīng)項目管理的要求,我們作為項目管理中的知識管理平臺應該能夠滿(mǎn)足以下四個(gè)知識管理標準:及時(shí)、相關(guān)、標準、安全。
 
及時(shí)
      有經(jīng)驗的項目經(jīng)理都知道在項目過(guò)程中發(fā)生各種變更是項目過(guò)程中非常正常的現象,對于這些變更必須盡快的讓項目組的成員了解,迅速調整個(gè)人的工作安排與計劃,否則,在項目過(guò)程中發(fā)生項目拖延就是不可避免的了。因此對于項目中的各種信息需要盡快的發(fā)布出去,對于項目中的各種文檔能夠迅速的歸檔組織,而且項目知識管理平臺與項目管理的各種技術(shù)可以有限的結合在一起,項目過(guò)程中的任何成果在上傳到知識管理平臺之后,可以迅速的反應到項目知識管理平臺上去,通過(guò)項目知識管理平臺,項目經(jīng)理已經(jīng)項目指導委員會(huì )等沒(méi)有直接參與項目的成員也可以通過(guò)項目知識管理平臺,及時(shí)了解項目實(shí)施的進(jìn)展狀況。
 
      及時(shí)的另一個(gè)方面的意思是,利用知識管理平臺的各種技術(shù)把各種知識組織起來(lái),在需要的時(shí)候可以迅速的定位、發(fā)布、傳播相關(guān)的資料,使知識的利用達到最迅捷的速度。而且也只有在信息技術(shù)的幫助下才使得這種需要成為可能,各種信息技術(shù)如搜索引擎技術(shù),知識鏈接、知識地圖、知識歷程圖等技術(shù)與方法,為信息化項目實(shí)施的知識管理提供了多種多樣的工具。
 
協(xié)同
      IT項目實(shí)施是一個(gè)牽涉面很廣,它必然要求能夠在知識管理平臺上能夠反應與響應在項目實(shí)施中的各種協(xié)同關(guān)聯(lián)關(guān)系,同時(shí)作為項目管理的輔助工具也要求項目中的知識信息能夠思想與項目管理的關(guān)聯(lián)。
 
IT項目實(shí)施過(guò)程中設計多方面的協(xié)作。這些協(xié)作主要體現在:
企業(yè)高層與實(shí)施方高層的協(xié)作
企業(yè)項目小組成員與實(shí)施方小組成員的協(xié)作
企業(yè)內部IT技術(shù)部門(mén)與其他業(yè)務(wù)部門(mén)之間的協(xié)作
項目小組與企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)的協(xié)作
各層次計劃間的協(xié)同
實(shí)施不同周期的之間的協(xié)同
 
      這些協(xié)同與協(xié)作,體現到知識管理平臺上上表現為各種信息之間的關(guān)聯(lián)與映射,在項目知識管理平臺上可以清晰的看到各個(gè)項目組成員之間的關(guān)系,各種項目文檔的流轉程序,項目計劃安排下的日程關(guān)聯(lián),項目組成員與項目計劃之間的關(guān)聯(lián),項目文檔與項目計劃的關(guān)聯(lián),項目流程與項目文檔之間的關(guān)聯(lián)。
 
      這就要求項目知識管理平臺能夠把這些信息整合到一起,使這些信息實(shí)現無(wú)縫鏈接。這對知識管理中知識的組織功能提出很高的要求,但同時(shí),還要求在項目信息的儲存與組織是足夠簡(jiǎn)單、容易操作,否則,雖然知識管理平臺從理論來(lái)說(shuō),可以實(shí)現知識管理的無(wú)縫鏈接,但是由于操作復雜,沒(méi)有操作性,在執行中大打折扣,那么知識管理平臺也就失去其實(shí)用的價(jià)值。
 
標準
      標準的要求也體現在兩個(gè)方面:
      第一個(gè)方面是要求,項目中各種知識的產(chǎn)生、流轉過(guò)程符合項目實(shí)施時(shí)所規定的規范,要求項目組各成員按照規范發(fā)布信息,如項目中發(fā)生各種變更、風(fēng)險等變化時(shí),項目組成員要按照項目操作規范,進(jìn)行報告,申請對項目計劃進(jìn)行調整,得到項目組領(lǐng)導批準之后,迅速把相關(guān)的變更信息通知到個(gè)人。而且這些文檔必須保留,以供歷史追溯。要求知識管理平臺能夠提供這樣一個(gè)標準的知識處理程序。
      第二個(gè)方面的要求是,項目中的各種知識都是以各種文件的形式體現出來(lái),為了便于知識的檢索與管理,所有的文件必須符合規定的文件格式規范。如文件的命名規則、文件版本的控制、各種文件的模板規定等等。這一點(diǎn)可以通過(guò)知識管理平臺的操作規范以及發(fā)布標準的文檔模板來(lái)實(shí)現。
 
安全
      安全的要求體現在兩個(gè)方面,主要是對信息的發(fā)布修改進(jìn)行一定的控制,并且對于關(guān)鍵信息的發(fā)布必須加以審核,防止由于誤操作或者別有用心的破壞,導致關(guān)鍵信息的損壞,或者不當信息的傳播。第二個(gè)要求,是讓項目組中相關(guān)的成員看到相關(guān)的信息,項目組有項目指導委員會(huì ),項目領(lǐng)導小組,項目組成員,從人員的構成來(lái)說(shuō)又可以基本分為實(shí)施方與客戶(hù)方,有些信息由于和一定的組織權力相聯(lián)系,這些信息只能項目組領(lǐng)導成傳閱,還有一些信息,由于各種考慮,如項目計劃草稿,項目分析草稿等實(shí)施方可能考慮只能項目實(shí)施方成員內共享,這就要求項目知識管理平臺能夠從多方面滿(mǎn)足項目閱讀權限的控制需要。
 
(本資訊于2016-11-08首次發(fā)布)
 


分享到:

免責聲明:
  1、項目經(jīng)理人發(fā)布的所有資訊與文章是出于為業(yè)界傳遞更多信息之目的,并不意味著(zhù)贊同其觀(guān)點(diǎn)或證實(shí)其描述。其原創(chuàng )性以及文中陳述文字和內容未經(jīng)本站證實(shí),對本文以及其中全部或者部分內容、文字的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性本站不作任何保證或承諾,請瀏覽者僅作參考,并請自行核實(shí)相關(guān)內容。
  2、本站部分內容轉載于其他網(wǎng)站和媒體,版權歸原作者或原發(fā)布媒體所有。如文章涉及版權等問(wèn)題,請聯(lián)系本站,我們將在兩個(gè)工作日內進(jìn)行刪除或修改處理。敬請諒解!

關(guān)于我們 聯(lián)系我們 版權聲明 隱私保護 投訴建議 卓橡資源

Copyright ? 2021 項目經(jīng)理人 版權所有 京ICP備17062359號-3 如轉載本站文章,請注明原作者和原發(fā)布媒體
本著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)分享精神,本站部分內容轉載于其他網(wǎng)站和媒體,如稿件涉及版權等問(wèn)題,請聯(lián)系本站進(jìn)行刪除或修改處理
客服電話(huà):010-89506650 89504891 非工作時(shí)間可聯(lián)系:18701278071(微信) QQ在線(xiàn):511524637
新聞與原創(chuàng )文章投稿:tougao#cpmta.com 客服郵箱:info#cpmta.com(請將#換成@)
項目經(jīng)理人——我國項目經(jīng)理職業(yè)發(fā)展門(mén)戶(hù)網(wǎng)站,隸屬卓橡公司