談到知識管理，許多人會想到項目管理中的文檔管理，好像項目中只不過需要管理管理數(shù)據(jù)、文檔而已，好像和傳統(tǒng)的項目管理中的文檔管理沒有什么區(qū)別。知識管理用來管理文檔當(dāng)然可以，但如果僅能用來管理文檔，那這知識管理確實沒什么特別的。就稱持這種想法的人為“武斷主觀論者”吧，首先來看看他們所犯的幾個認(rèn)知錯誤。
錯誤之一是沒有對知識的可操作定義做一個明確界定，如果知識和數(shù)據(jù)及信息相比并不是什么新東西，那么對于知識管理而言也沒什么新鮮可言，稱它為信息管理也恰如其分。目前，很多所謂的知識管理解決方案恰恰是數(shù)據(jù)倉庫、文檔管理等的偽裝，只是加上了一個“知識管理”標(biāo)簽而已，確實這種項目知識管理平臺不要也罷。
第二個錯誤是對信息庫、知識庫的過分強調(diào)抑制了有效的知識流，信息管理很大程度上強調(diào)將有用信息收集和存儲起來，如果將知識和信息等同，那么將知識管理看做僅是建立知識庫也就沒什么大驚小怪的了。而事實上，知識流更在本質(zhì)上揭示了知識概念的內(nèi)涵。應(yīng)該認(rèn)識到在項目實施中對于知識管理中的核心是使用，也就是說知識管理平臺在項目管理中能夠最大程度的提高知識的利用率，而不是簡單信息堆積。這也是傳統(tǒng)的項目文檔管理中所遇到的最大困難之一。
文檔看得見、摸得著，是一種顯性的知識，如果僅僅將知識看成這種存在于人們頭腦之外的東西，那么就犯了第三個錯誤——對隱性知識沒有給予足夠重視。事實上，很多知識恰恰是“在人們耳朵之間產(chǎn)生的東西”，這種隱性知識常常是獲取、吸收、創(chuàng)建顯性知識的源泉。很多人常常并沒有理解什么是知識知識，包括它的屬性和結(jié)果，某些人甚至忽視它的存在。項目知識管理平臺對于這種潛在的知識挖掘非常關(guān)注，成熟的項目知識管理平臺為提高隱形知識的顯形化提供了多種技術(shù)方法，這是傳統(tǒng)的項目文檔管理所無法比擬的。
項目知識管理平臺同傳統(tǒng)的項目文檔管理相比，可以運用多種現(xiàn)代信息技術(shù)的最新成果。在應(yīng)用中已經(jīng)項目為核心實現(xiàn)項目中的人員管理、資源管理、進(jìn)度管理、溝通管理、質(zhì)量管理、范圍管理、風(fēng)險管理與知識管理的多重鏈接，直接上升到信息的動態(tài)協(xié)調(diào)與調(diào)度的層次，而且知識管理平臺作為業(yè)務(wù)活動中知識引擎，可以驅(qū)使項目活動更快、更好的執(zhí)行。
知識管理對項目成功的作用
下面的情況在項目中可謂屢見不鮮：
1、以前寫過或見過別人整理的一份非常有價值的報告和資料，在需要的時候很難找到，在海量的文檔中尋找需要花費很多時間與精力；
2、由于項目實施顧問的調(diào)動或者企業(yè)內(nèi)部項目小組成員的變化，使雙方的溝通發(fā)生困難，許多事情要從頭做起，或者由于人員的流動使得重要的資料和文檔丟失。
3、在項目過程中，項目小組成員遇到難題不知道向誰請教或者手頭沒有聯(lián)系方式而錯過了解決問題的良好時機；
4、在項目實施過程中，產(chǎn)生了許多思維的火花或者在某個問題上有一些心得體會，希望和項目小組成員共享并得到他們的反饋，但是找不到一個合適的技術(shù)平臺來進(jìn)行。
IT實施項目一般具有周期長、人員多、牽涉面廣的特點，而且由于信息化項目本身具有很強的技術(shù)性與專業(yè)性，在項目實施過程中必然產(chǎn)生大量的文檔、數(shù)據(jù)。這些項目中大量產(chǎn)生的信息如需求分析、建議、解決方案和最終結(jié)果等應(yīng)當(dāng)加以記錄、整理、規(guī)范，以便與項目中查閱、交流，而且作為整個實施過程的記錄它還給以作為實施雙方檢查進(jìn)度和確認(rèn)雙方責(zé)任的的一個重要工具。在項目實施過程對于企業(yè)的項目小組成員來說也是一次學(xué)習(xí)過程，對于項目實施公司來說則是一個知識轉(zhuǎn)移的過程，通過培訓(xùn)、討論、文檔提供等多種方式把自己的實施經(jīng)驗傳授給客戶方成員。問題的產(chǎn)生、解決方法、思路、解決方案在整個過程中，必然產(chǎn)生了大量的知識經(jīng)驗，管理這些知識可以盡快促進(jìn)整個項目組的進(jìn)步，并且在項目實施后對于企業(yè)來說也是一筆寶貴的知識財富。
總的來說項目知識管理平臺對于項目實施有以下三個作用：更快的學(xué)習(xí)、強大的項目支持和智力資產(chǎn)管理。
知識管理促進(jìn)形成學(xué)習(xí)型組織
知識管理平臺并不是一個簡單的知識存放的容器，知識本身并沒有價值，它只有在被使用的過程中才能發(fā)揮出它的效力，知識管理能夠為項目小組提供多種多樣的知識交流與溝通的方法與工具，促進(jìn)項目小組成員間的知識共享，提高項目中的知識利用效率，積累項目知識經(jīng)驗，加速項目小組的學(xué)習(xí)能力，從而能夠在最短的時間內(nèi)完成任務(wù)。
項目知識管理平臺針對項目管理的需要，提供多功能的模塊，通過與各種信息文檔的整合，有力對項目管理進(jìn)行支撐，可以大大降低項目主管的工作難度。
IT項目實施過程是企業(yè)難得一次學(xué)習(xí)與提升的機會通過與外部實施顧問的合作，學(xué)習(xí)最先進(jìn)的管理思想與技術(shù)手段，不僅可以直接提高企業(yè)的信息化水平，間接所帶來的好處就是在實施過程中，企業(yè)中參與實施的員工得到了鍛煉學(xué)習(xí)的機會，信息化建設(shè)過程中所產(chǎn)生的各種經(jīng)驗知識與人員智慧都是企業(yè)寶貴的知識財富。通過知識管理平臺，可以有效的把這些智力資產(chǎn)管理起來，推進(jìn)其在整個公司的范圍內(nèi)的使用，實現(xiàn)智力資產(chǎn)的保值增值。
項目知識管理平臺促進(jìn)知識的共享與利用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
●供企業(yè)內(nèi)部知識的完整定義及分類規(guī)劃，大大促進(jìn)公司知識的積累與發(fā)展；
●減少知識發(fā)現(xiàn)的成本，促進(jìn)工作效率（尋找資料、研究方法的使用、撰寫報告、避免不必要的重復(fù)工作等）；
●將組織內(nèi)優(yōu)良案例分享給組織內(nèi)所有成員，促進(jìn)成員間的學(xué)習(xí)；
●通過知識資源中的人員資料內(nèi)容，快速找到能提供解答的專家；
●通過知識資源內(nèi)容中的電子培訓(xùn)資料對員工進(jìn)行培訓(xùn)，節(jié)省了教育訓(xùn)練成本；有效深化成員與產(chǎn)業(yè)技術(shù)分析所需具備的知識與技能；
●有效整合分散與各系統(tǒng)間相關(guān)知識，提供系統(tǒng)瀏覽分類搜尋的系統(tǒng)能力；
●通過知識資源中的業(yè)務(wù)方面以及新聞公告等內(nèi)容，員工可即時獲取工作上所需的訊息；通過知識資源平臺有效提供員工于工作時所需的相關(guān)技術(shù)文件與經(jīng)驗心得；
●通過知識交流工具促進(jìn)項目干系人進(jìn)行直接與間接的知識交流，從多緯度看待項目實施，多方面學(xué)習(xí)知識。在這個過程中，個人的知識經(jīng)驗在項目組中迅速流通并被其他項目組成員吸收，實現(xiàn)知識增值。
知識管理對項目管理的支持作用
項目知識管理平臺可以通過各種模塊功能，全方位的整合各種與項目相關(guān)的信息，全方位的管理所有與項目項目的信息資源，并且通過與項目管理的整合，知識管理平臺可以直接為項目管理提供支持。
通過知識管理中的文檔管理，知識管理平臺可以清晰的把與項目相關(guān)的合同、計劃、項目交付物、數(shù)據(jù)、報表整合到一起，實現(xiàn)項目信息的協(xié)同管理。
通過工作流管理，可以標(biāo)準(zhǔn)的定義各種項目操作流程，使項目操作流程固定化和電子化，實現(xiàn)項目的通明化管理，而且通過知識管理平臺，無論項目組中的人員身處何處，他們都可以通過工作流實現(xiàn)項目的操作。
通過人力資源管理模塊，項目組的不同人員都被鏈接到項目中去，在知識管理平臺上，可以清晰看到在不同子項目中項目組成員的角色、聯(lián)系方式，而且通過知識管理平臺的權(quán)限管理，可以根據(jù)不同人員的角色與級別來定義他們的閱讀、編輯權(quán)限和項目操作。
通過財務(wù)管理模塊可以將項目鏈接到一個或多個成本中心，資源的使用成本、材料的價格、人員工資等方面得到項目的完整成本核算，在項目實施過程中，可隨時對單個資源或整個項目的實際成本及預(yù)算成本進(jìn)行分析、比較、跟蹤。
通過資產(chǎn)管理模塊，可以清晰查閱與項目相關(guān)物資信息，并跟蹤物資使用情況和請求，包括物料的申購、使用調(diào)撥、出入庫記錄等，實現(xiàn)項目物流的動態(tài)管理。
當(dāng)然由于不同項目知識管理平臺的技術(shù)上的差異，對于項目管理的支持，不同項目知識管理平臺在模塊的功能上和重點上有很大區(qū)別，但總的來說項目知識管理平臺都是以圍繞項目管理利用各功能模塊的協(xié)同，來實現(xiàn)項目管理中人流、物流、信息流的動態(tài)跟蹤與管理。
管理項目智力資產(chǎn)
知識也是企業(yè)內(nèi)部一種寶貴的知識財富，通過知識管理可以實現(xiàn)企業(yè)的知識儲備，將個人知識提升為組織知識，當(dāng)公司發(fā)生人員變動、新員工進(jìn)入公司時，可以通過這種組織知識迅速上手進(jìn)入工作狀態(tài)，從而減少了組織內(nèi)部由于員工崗位變動、人員流動所造成的損失。而且知識的系統(tǒng)化也有利于企業(yè)的創(chuàng)新，對于知識管理，有一句經(jīng)典的話就是：不要重新發(fā)明輪子。創(chuàng)新都是建立在前人基礎(chǔ)上的發(fā)展改革，通過知識管理手段，公司員工可以方便的知曉其流域內(nèi)的前人所做的工作，并在其基礎(chǔ)上實現(xiàn)發(fā)展創(chuàng)新。
項目實施中所形成的大量知識經(jīng)驗，無論是對于企業(yè)內(nèi)部的信息化建設(shè)、管理提升、項目管理都是非常重要的參考資料，對這些知識的傳播與學(xué)習(xí)可以有效的促進(jìn)整個企業(yè)的管理信息化水平的提高，為企業(yè)人才培養(yǎng)提供直接的學(xué)習(xí)材料，許多企業(yè)在實施項目之后沒有有效的管理他們在項目實施過程中所得到的知識，隨著時間的推移、人員的變動，造成寶貴的智力資產(chǎn)的損耗。在面臨類似的項目或者問題是，企業(yè)不得不化大量的資本再次邀請外部的實施顧問，花費昂貴的咨詢費用，對于內(nèi)部員工也不得大進(jìn)行再次培訓(xùn)。如果管理好項目實施中形成的“智力資產(chǎn)”，可以很大程度上降低企業(yè)的這些費用，實際上對于IT項目實施的后續(xù)部分，持續(xù)改進(jìn)發(fā)揮信息化系統(tǒng)的作用這個階段來說，這些項目中形成的“智力資產(chǎn)“也是很有參考意義的。
項目知識管理的技術(shù)要求
談到項目知識管理，首先我們需要對整個項目的知識管理的需求進(jìn)行一個分析，IT實施可以說是一種非常知識密集性的項目，在整個項目過程中將要涉及與產(chǎn)生大量的知識信息，如此大量的信息如果沒有組織管理起來，信息的搜尋與定位將耗費大量的時間成本，沒有管理就無法使用，大量的知識就會像許多公司的局域網(wǎng)一樣變成信息的垃圾堆。
在IT項目過程中主要涉及以下的一些信息需求：
1項目文檔
這些文檔的目的是提供項目實施方法，策略，風(fēng)險，效益和假設(shè)等信息，以及有關(guān)項目資源需求的依據(jù)。具體來說，這些文檔將是以下信息的唯一來源：
（1）實施范圍：目標(biāo)里程碑，成功因素
（2）實施方法：管理，環(huán)境，其他業(yè)務(wù)需求
（3）技術(shù)處理策略
（4）項目實施政策，風(fēng)險和假設(shè)
（5）驗收標(biāo)準(zhǔn)和需求改變管理
文檔規(guī)范
項目在實施過程中也會產(chǎn)生大量的階段性的文件，為了方便對項目實施中的信息的統(tǒng)一還必須有基本的文檔管理規(guī)范、各種文檔的有基本模板，具體來說有以下這些文件：
●項目工作日志
●項目工作報告
●項目小組工作計劃
●標(biāo)準(zhǔn)調(diào)研問卷
●項目相關(guān)文檔模板
●項目知識庫
根據(jù)知識管理的內(nèi)涵已經(jīng)項目管理的要求，我們作為項目管理中的知識管理平臺應(yīng)該能夠滿足以下四個知識管理標(biāo)準(zhǔn)：及時、相關(guān)、標(biāo)準(zhǔn)、安全。
及時
有經(jīng)驗的項目經(jīng)理都知道在項目過程中發(fā)生各種變更是項目過程中非常正常的現(xiàn)象，對于這些變更必須盡快的讓項目組的成員了解，迅速調(diào)整個人的工作安排與計劃，否則，在項目過程中發(fā)生項目拖延就是不可避免的了。因此對于項目中的各種信息需要盡快的發(fā)布出去，對于項目中的各種文檔能夠迅速的歸檔組織，而且項目知識管理平臺與項目管理的各種技術(shù)可以有限的結(jié)合在一起，項目過程中的任何成果在上傳到知識管理平臺之后，可以迅速的反應(yīng)到項目知識管理平臺上去，通過項目知識管理平臺，項目經(jīng)理已經(jīng)項目指導(dǎo)委員會等沒有直接參與項目的成員也可以通過項目知識管理平臺，及時了解項目實施的進(jìn)展?fàn)顩r。
及時的另一個方面的意思是，利用知識管理平臺的各種技術(shù)把各種知識組織起來，在需要的時候可以迅速的定位、發(fā)布、傳播相關(guān)的資料，使知識的利用達(dá)到最迅捷的速度。而且也只有在信息技術(shù)的幫助下才使得這種需要成為可能，各種信息技術(shù)如搜索引擎技術(shù)，知識鏈接、知識地圖、知識歷程圖等技術(shù)與方法，為信息化項目實施的知識管理提供了多種多樣的工具。
協(xié)同
IT項目實施是一個牽涉面很廣，它必然要求能夠在知識管理平臺上能夠反應(yīng)與響應(yīng)在項目實施中的各種協(xié)同關(guān)聯(lián)關(guān)系，同時作為項目管理的輔助工具也要求項目中的知識信息能夠思想與項目管理的關(guān)聯(lián)。
IT項目實施過程中設(shè)計多方面的協(xié)作。這些協(xié)作主要體現(xiàn)在：
●企業(yè)高層與實施方高層的協(xié)作
●企業(yè)項目小組成員與實施方小組成員的協(xié)作
●企業(yè)內(nèi)部IT技術(shù)部門與其他業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作
●項目小組與企業(yè)業(yè)務(wù)部門的協(xié)作
●各層次計劃間的協(xié)同
●實施不同周期的之間的協(xié)同
這些協(xié)同與協(xié)作，體現(xiàn)到知識管理平臺上上表現(xiàn)為各種信息之間的關(guān)聯(lián)與映射，在項目知識管理平臺上可以清晰的看到各個項目組成員之間的關(guān)系，各種項目文檔的流轉(zhuǎn)程序，項目計劃安排下的日程關(guān)聯(lián)，項目組成員與項目計劃之間的關(guān)聯(lián)，項目文檔與項目計劃的關(guān)聯(lián)，項目流程與項目文檔之間的關(guān)聯(lián)。
這就要求項目知識管理平臺能夠把這些信息整合到一起，使這些信息實現(xiàn)無縫鏈接。這對知識管理中知識的組織功能提出很高的要求，但同時，還要求在項目信息的儲存與組織是足夠簡單、容易操作，否則，雖然知識管理平臺從理論來說，可以實現(xiàn)知識管理的無縫鏈接，但是由于操作復(fù)雜，沒有操作性，在執(zhí)行中大打折扣，那么知識管理平臺也就失去其實用的價值。
標(biāo)準(zhǔn)
標(biāo)準(zhǔn)的要求也體現(xiàn)在兩個方面：
第一個方面是要求，項目中各種知識的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)過程符合項目實施時所規(guī)定的規(guī)范，要求項目組各成員按照規(guī)范發(fā)布信息，如項目中發(fā)生各種變更、風(fēng)險等變化時，項目組成員要按照項目操作規(guī)范，進(jìn)行報告，申請對項目計劃進(jìn)行調(diào)整，得到項目組領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后，迅速把相關(guān)的變更信息通知到個人。而且這些文檔必須保留，以供歷史追溯。要求知識管理平臺能夠提供這樣一個標(biāo)準(zhǔn)的知識處理程序。
第二個方面的要求是，項目中的各種知識都是以各種文件的形式體現(xiàn)出來，為了便于知識的檢索與管理，所有的文件必須符合規(guī)定的文件格式規(guī)范。如文件的命名規(guī)則、文件版本的控制、各種文件的模板規(guī)定等等。這一點可以通過知識管理平臺的操作規(guī)范以及發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)的文檔模板來實現(xiàn)。
安全
安全的要求體現(xiàn)在兩個方面，主要是對信息的發(fā)布修改進(jìn)行一定的控制，并且對于關(guān)鍵信息的發(fā)布必須加以審核，防止由于誤操作或者別有用心的破壞，導(dǎo)致關(guān)鍵信息的損壞，或者不當(dāng)信息的傳播。第二個要求，是讓項目組中相關(guān)的成員看到相關(guān)的信息，項目組有項目指導(dǎo)委員會，項目領(lǐng)導(dǎo)小組，項目組成員，從人員的構(gòu)成來說又可以基本分為實施方與客戶方，有些信息由于和一定的組織權(quán)力相聯(lián)系，這些信息只能項目組領(lǐng)導(dǎo)成傳閱，還有一些信息，由于各種考慮，如項目計劃草稿，項目分析草稿等實施方可能考慮只能項目實施方成員內(nèi)共享，這就要求項目知識管理平臺能夠從多方面滿足項目閱讀權(quán)限的控制需要。
（本資訊于2016-11-08首次發(fā)布）
