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第59講:項目里程碑和WBS

2018-11-09    來(lái)源:智慧精益首創(chuàng ) 鐘立祥
項目管理人員必備| 突破項目管理難點(diǎn):從里程碑計劃到WBS
 
 
為什么要學(xué)項目管理?
      我們企業(yè)推行精益生產(chǎn),智能制造都涉及到變革,而變革都是以項目的方式開(kāi)展的。項目一般有兩種:
●持續改善型的項目,比如精益生產(chǎn)、效率提升、質(zhì)量改善、庫存減少等;
●創(chuàng )新性的項目,比如技改項目、信息化項目等。
 
      不管是創(chuàng )新性的項目,還是持續改善的項目,都是以項目的方式開(kāi)展的。它有明確的起始時(shí)間、有明確的范圍、有明確的目標、有明確的責任人及有一個(gè)臨時(shí)的團隊。這是我們?yōu)槭裁匆ㄟ@么多時(shí)間學(xué)習項目管理的重要原因。
 
      在企業(yè)管理中,特別是中小企業(yè)或快速發(fā)展的企業(yè),影響團隊效率的原因很多是員工沒(méi)有共同的工作語(yǔ)言及工具方法,這樣大家溝通交流就比較困難。比如,工作時(shí)有人講四川話(huà),有人講湖南話(huà),有人講廣東話(huà),那團隊溝通上工作效率肯定不高,但如果大家都說(shuō)普通話(huà)則能更好的解決溝通問(wèn)題。換而言之,如果企業(yè)員工都掌握共同的語(yǔ)言,共同的工具方法,都以同樣的語(yǔ)言工作,溝通交流自然暢通,工作效率也必然提升。所以,學(xué)習項目管理的工具方法,用項目管理模式來(lái)工作是我們提高工作效率的一個(gè)重要的方法。
 
      項目管理的內容非常多,比如干系人的管理,及計劃的時(shí)候要用的很多技術(shù):甘特圖,時(shí)間估算的方法與技巧等。今天主要跟大家分享我認為非常重要的兩個(gè)基本概念:項目里程碑和WBS。
 
什么是項目里程碑?
      里程碑,英文名Mile Stone。做計劃非常重要的就是里程碑計劃。過(guò)去在路上經(jīng)常會(huì )有石碑,石碑上面寫(xiě)著(zhù)多少里?,F在沒(méi)有石碑,我們看到在馬路上或高速公路上都有路牌,路牌上寫(xiě)著(zhù)到哪個(gè)出口還有多少公里。這個(gè)我們就可以理解為里程碑,就是重要的標識。
 
舉個(gè)栗子
      我從深圳南山科技園去北京,我怎么去呢?我做飛機去。那這個(gè)里程碑怎么劃分呢?
 
      我們先一起來(lái)理下過(guò)程:
      從科技園出發(fā)→坐的士去地鐵站→上地鐵→出地鐵站步行去取登機牌→過(guò)安檢→候機→登機→下飛機→打車(chē)去酒店。
 
      這里面哪些是關(guān)鍵點(diǎn)呢?
      第一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn):出發(fā)上的士。上了地鐵,下了地鐵過(guò)安檢要不要做成里程碑呢?我個(gè)人覺(jué)得就沒(méi)有必要。下了地鐵走路取登機牌、安檢,這個(gè)時(shí)間是可控的,沒(méi)有什么變數。
      第二個(gè)關(guān)鍵點(diǎn):登機。眾所周知,飛機經(jīng)常晚點(diǎn),登機可以作為標志性的一個(gè)環(huán)節,基本上登機了就可以跟接你的人聯(lián)系,就是時(shí)間比較靠譜。雖然也有登機后在機上停留等待的,但這種情況相對少。
      第三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn):下飛機后到打車(chē)。
      第四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn):到達酒店。
 
      由此可見(jiàn),里程碑設置不是以距離也不是以時(shí)間,而是以你對項目進(jìn)度管控的力度。它是能起到?jīng)Q定性作用的關(guān)鍵點(diǎn)或明顯的標志。
 
      我們管理項目,首先,得知道我們要管理什么;其次,要知道哪些點(diǎn)需要管理;然后,要知道哪些點(diǎn)是對我們目標達成起關(guān)鍵性作用的。這些點(diǎn)就是我們的里程碑管控的重點(diǎn)。
 
WBS 工作任務(wù)分解
      Work Breakdown Structure
      WBS是把項目交付成果和項目工作分解成較小的,更易于管理的組成部分的過(guò)程。
 
      WBS任務(wù)分解在項目管理中是非常重要的。我們有時(shí)候說(shuō)執行力不行,往往就是分解落實(shí)不到位?;蛘呤侨蝿?wù)分解不科學(xué),或者是任務(wù)分解太粗不夠細。
 
      任務(wù)分解到什么程度呢?是不是越細越好呢?
也不一定。
      基本上分解成小的任務(wù)4-7個(gè)是比較合理的,太少過(guò)粗,太多管控不過(guò)來(lái)。管理幅度太大或太小都不利于管理。那么,分解幾層及分解多細呢?我覺(jué)得就是分解到可執行、可檢查,可以估算這個(gè)項目所需要的時(shí)間和費用。
 
 
      分解的目的就是為了管理。把時(shí)間、費用、結果、交付物說(shuō)清楚和可管控,這是WBS分解的標準。WBS分解完后要寫(xiě)WBS字典,這個(gè)字典包括任務(wù)編號、任務(wù)名稱(chēng)、這個(gè)任務(wù)的輸入是什么、輸出是什么?衡量這項任務(wù)的標準是什么?這項任務(wù)的責任人是誰(shuí)?我們在做WBS時(shí)可以立一個(gè)標識貼。
 
      任務(wù)分解完后要排計劃。排計劃的過(guò)程中,有緊前工序,緊后工序的,有的沒(méi)有。我們在排任務(wù)計劃時(shí)要具有靈活性,必須哪件事做了才能做下一件事的,我們按順序排起來(lái)。這在我們排計劃時(shí)一定要注意。
 
      網(wǎng)絡(luò )圖是排計劃的一個(gè)重要方法。我們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )圖,把WBS任務(wù)排列起來(lái)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )圖的方法,可以調節開(kāi)始時(shí)間、截止時(shí)間。在這里有一個(gè)非常重要的就是關(guān)鍵路徑,一定要把關(guān)鍵路徑找出來(lái)。識別關(guān)鍵路徑是非常重要的,它是不可調整的,其它非關(guān)鍵路徑是可以調整的。
 
寫(xiě)在最后
      我們在做項目管理時(shí),有一些軟件也是可以幫到我們的,比如微軟Microsoft Project,網(wǎng)上有很多管理軟件,有的是免費的,都可以幫到大家。有的人喜歡EXCLE表,也是可以的。
 
      有關(guān)項目管理的工具方法特別多,我結合自己項目管理的經(jīng)驗,重點(diǎn)跟大家分享項目管理里面會(huì )出現的各種“坑”,或容易遇到的問(wèn)題及困惑。強烈建議大家去看書(shū),結合自身的理論和實(shí)踐去學(xué)習。
 
名詞解釋
 
1:里程碑計劃
里程碑計劃是一個(gè)目標計劃,它表明為了達到特定的里程碑,去完成一系列活動(dòng)。里程碑計劃通過(guò)建立里程碑和檢驗各個(gè)里程碑的到達情況,來(lái)控制項目工作的進(jìn)展和保證實(shí)現總目標。里程碑計劃一般分為管理級和活動(dòng)級。
 
2:工作分解結構
Work Breakdown Structure(簡(jiǎn)稱(chēng)WBS)跟因數分解是一個(gè)原理,就是把一個(gè)項目,按一定的原則分解,項目分解成任務(wù),任務(wù)再分解成一項項工作,再把一項項工作分配到每個(gè)人的日?;顒?dòng)中,直到分解不下去為止。即:項目→任務(wù)→工作→日?;顒?dòng)

3:關(guān)鍵路徑
在項目管理中,關(guān)鍵路徑是指網(wǎng)絡(luò )終端元素的元素的序列,該序列具有最長(cháng)的總工期并決定了整個(gè)項目的最短完成時(shí)間。關(guān)鍵路徑的工期決定了整個(gè)項目的工期。一個(gè)項目可以有多個(gè),并行的關(guān)鍵路徑。關(guān)鍵路徑方法是由杜邦公司發(fā)明的。
 


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